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Comment souscrire un Plan et gérer votre abonnement
Souscrivez votre plan vous-même, en quelques minutes
Sur Educaplay, vous souscrivez votre plan vous-même, depuis le web, en quelques minutes. Le processus est toujours le même : vous choisissez un plan, vous générez le devis, vous payez (même si quelqu'un d'autre paie) puis vous gérez tout depuis votre compte. Voici les étapes.
Choisissez votre plan
Allez sur la page Plans et comparez Basique, Avancé, Académique et Commercial. En haut, vous pouvez basculer entre Plan Individuel et Plan d'Équipe, et sur chaque plan vous choisissez la Périodicité (annuelle ou mensuelle). Avec l'annuelle, le pourcentage d'économie est déjà appliqué au prix.
Si vous souscrivez pour plusieurs personnes, utilisez le Plan d'Équipe et ajustez le nombre de Créateurs, c'est-à-dire de personnes qui pourront utiliser Educaplay en même temps. Toutes ont les mêmes prestations que le plan individuel équivalent, et le prix par créateur baisse à mesure que l'équipe est plus grande. Les Plans d'Équipe sont des abonnements annuels.
Les prix s'affichent dans la devise de votre pays. Si vous ouvrez un devis ou un lien de paiement généré pour une autre devise, nous vous demanderons de le générer à nouveau.
Générez votre devis ou proforma
Chaque plan a un bouton Devis. Ouvrez-le et téléchargez-le tel quel, ou cliquez d'abord sur Ajouter des informations de facturation pour que vos données apparaissent : pays, nom ou raison sociale, numéro d'identification fiscale, adresse, ville, région et code postal. La proforma est établie au nom que vous indiquez, elle convient donc à votre service achats. Chaque devis est valable 60 jours.
Un détail important : pour que le devis comporte des coordonnées de facturation et un lien de paiement, vous devez être connecté. Si vous le générez sans vous connecter, vous obtenez un devis à titre informatif, non lié à un compte et sans lien pour le payer.
Le devis téléchargé depuis votre compte inclut un lien pour finaliser la souscription quand vous voulez : il ouvre la page avec le plan et les données que vous avez saisies, pour que vous confirmiez le paiement après les modifications nécessaires. Le devis n'inclut pas la remise à laquelle vous pouvez avoir droit si vous avez déjà un plan et que vous en changez. Vous pouvez aussi télécharger des devis plus tard depuis Mon plan.
Confirmez le paiement
Cliquez sur Sélectionner sur le plan de votre choix (ou sur Changer, si vous en avez déjà un). Sur l'écran Options de paiement, vous choisissez le Moyen de paiement, vous vérifiez ou ajoutez vos Données de facturation, vous acceptez les Termes et conditions d'utilisation et vous cliquez sur Confirmer et payer. Une fois terminé, vous recevez un e-mail de confirmation et la facture est disponible dans Mon plan.
Moyens de paiement
Nous acceptons la carte de crédit ou de débit, PayPal et, pour les plans annuels avec une adresse de facturation en Europe, le Prélèvement bancaire (prélèvement SEPA, avec votre IBAN et le titulaire du compte). Par carte et PayPal, le paiement est prélevé au moment de la souscription. Par prélèvement bancaire, votre plan s'active immédiatement et votre banque met quelques jours à confirmer le prélèvement ; si elle le refuse, nous vous le disons par e-mail et nous réactivons le plan que vous aviez auparavant.
Pour les commandes importantes, nous pouvons aussi activer le virement bancaire. Ce n'est pas automatisé, alors écrivez-nous d'abord et nous vous indiquons les étapes.
Par sécurité, si trop de tentatives de paiement sont faites avec des cartes différentes en peu de temps, nous bloquons les paiements de ce compte pendant 24 heures.
Et la TVA ?
Le devis est généré hors TVA, et comporte cette note : « Le prix n'inclut pas la TVA. Veuillez consulter les FAQ pour déterminer si votre adresse fiscale est soumise à cette taxe. »
Ce qui décide, c'est votre adresse fiscale, et c'est pourquoi les coordonnées de facturation sont l'élément clé : en les saisissant, le système détermine automatiquement si vous êtes exonéré et applique la TVA correspondante lors du paiement. Vous êtes exonéré si votre adresse fiscale se trouve aux Canaries, à Ceuta, à Melilla ou hors de l'Union européenne. Vous ne payez pas non plus la TVA si votre organisation se trouve dans un pays de l'UE autre que l'Espagne et figure dans le registre VIES.
Faire payer par quelqu'un d'autre
L'achat est réglé par votre établissement, un administrateur ou un tiers ? Vous lancez toujours le processus vous-même, depuis votre compte. Le payeur n'a pas besoin (et ne peut pas avoir) de compte Educaplay pour payer votre plan, et c'est pourquoi il ne peut pas le souscrire seul : tant que vous ne l'avez pas lancé, il n'y a rien à payer.
En étant connecté, générez le devis ou ouvrez Payer pour moi et copiez le lien. Envoyez au payeur le devis ou ce lien. Vous pouvez le lui envoyer sans vos coordonnées de facturation et laisser le payeur les remplir pendant l'achat. Et si vous le lui envoyez avec vos données déjà saisies, aucun problème : le payeur pourra toujours modifier ou corriger les coordonnées de facturation pendant le paiement. Si le lien a plus d'un mois, les prix peuvent avoir changé.
Une fois terminé, nous envoyons un e-mail de confirmation au payeur et à vous, le bénéficiaire du plan. Le payeur reçoit la facture avec un lien pour modifier ou annuler le plan s'il le souhaite, en validant chaque changement par e-mail. Vous, en tant que bénéficiaire, voyez dans Mon plan que le moyen de paiement est Payeur externe avec son e-mail, mais pas le moyen qu'il a utilisé. Si vous voulez changer de plan ou de données de facturation, vous le faites depuis Mon plan avec le bouton Demande de changement, et le payeur le confirme depuis son e-mail. Et si, à un moment donné, le plan doit être transféré à une autre personne, il suffit de nous écrire.
Équipes de plus de 25 créateurs
Jusqu'à 25 créateurs, vous souscrivez directement depuis Plans. Au-delà, chaque plan affiche le bouton Demander un devis : votre demande nous parvient et nous préparons un devis sur mesure, avec les meilleures conditions pour votre établissement.
Gérez tout depuis Mon plan
Cliquez sur l'icône de votre profil (en haut à droite) et entrez dans Mon plan. En haut, vous voyez votre Plan actuel et la date du Prochain renouvellement, avec le lien Changer de Plan et le bouton Options de Plan (l'icône d'engrenage), qui déroule Changer de Plan et Annuler le Plan. En dessous se trouvent les sections Moyen de paiement, Facturation et Factures. De là, vous pouvez, quand vous voulez :
- Annuler le plan ou annuler la résiliation.
- Changer de plan ou de périodicité, et ajouter des créateurs à votre Plan d'Équipe si Mon équipe montre que la limite est souvent atteinte.
- Changer de moyen de paiement et de données de facturation.
- Télécharger toutes vos factures ou les recevoir par e-mail.
Annuler le plan
- Dans Mon plan, cliquez sur le bouton Options de Plan (l'engrenage) et choisissez Annuler le Plan.
- La fenêtre Êtes-vous sûr de vouloir annuler votre Plan ? s'ouvre et vous rappelle ce qui change une fois la période en cours terminée : vos jeux affichent à nouveau de la publicité, vous perdez les fonctionnalités avancées que vous aviez activées et, selon le plan, les intégrations cessent de fonctionner ou l'image de marque d'Educaplay remplace la vôtre. Cliquez sur Continuer.
- Dans Pouvez-vous nous dire ce qui s'est passé ?, écrivez le motif de l'annulation. Il est obligatoire : il nous aide à nous améliorer. Cliquez sur Confirmer.
L'annulation est immédiate et vous recevez l'e-mail Vous avez décidé de ne pas renouveler votre Plan. La période suivante n'est pas prélevée, mais vous conservez votre plan jusqu'à la fin de la période déjà payée : dans Mon plan, vous verrez votre plan actuel avec sa date de fin et, en dessous, À partir du cette date, Basique. Vous pouvez annuler jusqu'au moment même du renouvellement. Dix jours avant la fin, nous vous le rappelons avec l'e-mail Votre Plan se termine bientôt, et quand il se termine vous recevez un e-mail d'au revoir de votre Plan. Vos jeux, vos options avancées et vos intégrations restent enregistrés : si vous souscrivez à nouveau, ils se réactivent.
Vous avez changé d'avis ? Tant que dure la période payée, vous verrez dans Mon plan le lien Annuler la résiliation du Plan. Il vous mène à l'écran de paiement avec votre même plan et, comme le montant à payer maintenant est nul, il suffit de cliquer sur S'abonner pour que le renouvellement soit à nouveau actif.
Si votre plan est payé par quelqu'un d'autre, vous pouvez quand même l'annuler vous-même depuis Mon plan ; nous prévenons le payeur par e-mail. Si c'est le payeur qui annule, depuis le lien de sa facture, il doit le confirmer depuis l'e-mail Confirmez que vous ne renouvellerez pas le Plan, avec le bouton Je ne veux pas renouveler le Plan puis Confirmer l'annulation.
Changer de plan
Depuis Changer de Plan, vous revenez à la page Plans et vous choisissez le nouveau plan, la périodicité ou le nombre de créateurs. Ce qui se passe ensuite dépend du changement :
- Passer à un plan supérieur ou ajouter des créateurs : le changement s'applique immédiatement. Nous déduisons la partie de la période que vous n'avez pas consommée, calculée au jour près, et vous ne payez que la différence avec Changer et payer. S'il vous reste du crédit, il se transforme en jours supplémentaires du nouveau plan.
- Passer à un plan inférieur, retirer des créateurs ou changer uniquement la périodicité : rien n'est prélevé maintenant. Vous confirmez avec Changer et le nouveau plan commence au prochain renouvellement ; d'ici là, vous conservez l'actuel avec tous ses avantages.
Si vous réduisez le nombre de créateurs d'un Plan d'Équipe, les comptes en trop quittent l'équipe automatiquement quand le changement s'applique et nous vous le racontons dans l'e-mail Certaines personnes ont quitté votre équipe Educaplay.
Moyen de paiement
Dans la section Moyen de paiement de Mon plan, vous voyez la carte, le compte PayPal ou l'IBAN avec lequel votre plan se renouvelle, et avec Nouveau moyen de paiement vous pouvez le changer quand vous voulez. Si votre carte expire avant le prochain renouvellement, nous le signalons à côté d'elle et nous vous prévenons par e-mail (30 jours avant pour les plans annuels ; 30 et 7 jours avant pour les mensuels) pour que vous en ajoutiez une autre et que le paiement n'échoue pas. Si votre banque renouvelle la carte avec le même numéro, nous mettons généralement à jour la date d'expiration nous-mêmes, sans que vous ayez rien à faire.
Si le paiement du renouvellement échoue
Il arrive que la banque refuse le paiement du renouvellement : solde insuffisant, carte expirée ou annulée, autorisation en attente… Quand cela se produit, vous ne perdez pas le plan sur-le-champ :
- Vous conservez votre plan pendant que nous réglons le problème. Nous vous prévenons par e-mail et Mon plan affiche l'avis Nous n'avons pas pu encaisser le renouvellement de votre Plan, avec le motif, la date de la prochaine tentative et la date limite pour l'encaisser.
- Nous réessayons nous-mêmes tous les 5 jours : jusqu'à 3 tentatives pour les plans mensuels et jusqu'à 5 pour les annuels, pendant 30 jours au maximum. Si le motif est un solde insuffisant, nous faisons en sorte que les tentatives tombent les jours où les salaires arrivent habituellement. Si le problème vient de la carte, c'est en ajouter une autre qui le règle.
- Vous pouvez prendre les devants avec les boutons Réessayer le paiement (avec la même carte) ou Utiliser une autre carte. Seule une carte peut servir à réessayer. Si votre plan est payé par quelqu'un d'autre, le bouton est Copier le lien de paiement : envoyez-le-lui et il pourra payer depuis là.
- Quand il est encaissé, vous recevez Nous avons encaissé le renouvellement de votre Plan et la facture apparaît dans Mon plan marquée Nouvelle. La nouvelle période compte à partir de la date de renouvellement d'origine, pas du jour du paiement.
- Avant la dernière tentative, vous recevez Dernier avis avant que votre Plan passe en Basique. Si elle échoue aussi, votre compte passe au Plan Basique, mais vos jeux, options avancées et intégrations restent enregistrés : pendant 90 jours, vous verrez dans Mon plan le bouton Récupérez votre Plan pour le réactiver, et une semaine plus tard nous vous le rappelons avec l'e-mail Votre Plan vous attend.
Factures et données de facturation
Dans la section Factures de Mon plan, vous avez la dernière facture et, avec Voir tout, l'historique complet ; chacune se télécharge avec son icône. Les factures sont émises via le système Verifactu de l'Agence fiscale espagnole et portent son code QR.
Si vous préférez les recevoir sans vous connecter, activez M'envoyer mes factures par email dans la section Facturation et ajoutez jusqu'à 5 adresses. Chaque nouvelle adresse doit être confirmée depuis l'e-mail Confirmez votre email pour recevoir les factures Educaplay ; d'ici là, elle apparaît comme En attente de confirmation. Chaque facture est envoyée dès que l'Agence fiscale l'accepte.
Dans cette même section, vous pouvez modifier vos Données de facturation pour les prochaines factures. Si le plan est payé par quelqu'un d'autre, la modification part avec Demande de changement et le payeur la confirme depuis son e-mail.
Questions fréquentes
Puis-je générer un devis pour mon service achats ?
Oui. Chaque plan a un bouton Devis. Si vous cliquez d'abord sur Ajouter des informations de facturation, la proforma sort avec vos données et au nom que vous indiquez. Elle est valable 60 jours. Pour qu'elle comporte les coordonnées de facturation et un lien de paiement, générez-la en étant connecté.
Quels moyens de paiement acceptez-vous ?
Carte de crédit ou de débit et PayPal, avec prélèvement au moment de la souscription ; et, pour les plans annuels avec une adresse de facturation en Europe, le prélèvement bancaire (SEPA), que votre banque confirme en quelques jours pendant que vous profitez déjà du plan. Pour les commandes importantes, nous pouvons activer le virement bancaire : écrivez-nous d'abord et nous vous indiquons les étapes.
Pourquoi le devis sort-il hors TVA ?
Parce que la taxe dépend de votre adresse fiscale. En saisissant vos coordonnées de facturation, le système détermine si vous êtes exonéré et applique la TVA correspondante lors du paiement. Vous êtes exonéré aux Canaries, à Ceuta, à Melilla et hors de l'Union européenne, ainsi que si votre organisation se trouve dans un autre pays de l'UE (autre que l'Espagne) et figure dans le registre VIES.
Une autre personne ou mon établissement peut-il payer mon plan ?
Oui. Vous lancez le processus depuis votre compte et vous envoyez au payeur le devis ou le lien Payer pour moi. Le payeur n'a pas besoin de compte Educaplay et peut remplir ses coordonnées de facturation pendant l'achat ; si vous les aviez déjà saisies, il pourra toujours les modifier ou les corriger. Une fois terminé, un e-mail de confirmation vous parvient à tous les deux.
Comment souscrire un plan pour toute une équipe ou un établissement ?
Avec le Plan d'Équipe : vous ajustez le nombre de créateurs (nous vous recommandons un par personne qui utilisera Educaplay) et le prix par créateur baisse à mesure que l'équipe est plus grande. Jusqu'à 25 créateurs, vous le souscrivez directement depuis Plans ; au-delà, utilisez Demander un devis et nous préparons une offre sur mesure.
Comment annuler mon plan ?
Dans Mon plan (icône de profil, en haut à droite), cliquez sur le bouton Options de Plan, choisissez Annuler le Plan, cliquez sur Continuer, dites-nous le motif et cliquez sur Confirmer. Vous pouvez le faire jusqu'au moment même du renouvellement : la période suivante n'est pas prélevée et votre compte passe au plan Basique, mais vous conservez votre plan actuel jusqu'à la fin de la période déjà payée.
Puis-je annuler la résiliation ?
Oui, tant que dure la période déjà payée. Dans Mon plan, cliquez sur Annuler la résiliation du Plan puis sur S'abonner : rien ne vous est prélevé maintenant et le renouvellement redevient actif.
Comment changer de plan ?
Depuis Changer de Plan dans Mon plan. Si vous passez à un plan supérieur ou ajoutez des créateurs, le changement est immédiat et vous ne payez que la différence, en déduisant la partie non consommée de la période en cours. Si vous passez à un plan inférieur, retirez des créateurs ou changez uniquement la périodicité, le changement s'applique au prochain renouvellement et rien n'est prélevé maintenant.
Que se passe-t-il si le paiement du renouvellement échoue ?
Vous conservez votre plan pendant que nous réglons le problème. Nous vous prévenons par e-mail et dans Mon plan, et nous réessayons le paiement tous les 5 jours (jusqu'à 3 fois pour les plans mensuels et 5 pour les annuels, pendant 30 jours au maximum). Vous pouvez prendre les devants avec Réessayer le paiement ou Utiliser une autre carte. S'il ne peut pas être encaissé, votre compte passe en Basique et pendant 90 jours vous avez le bouton Récupérez votre Plan pour le réactiver.
Puis-je recevoir mes factures par e-mail ?
Oui. Dans la section Facturation de Mon plan, activez M'envoyer mes factures par email et ajoutez jusqu'à 5 adresses. Chacune est confirmée depuis l'e-mail que nous lui envoyons, et reçoit ensuite chaque facture dès que l'Agence fiscale l'accepte. Vous pouvez aussi les télécharger toutes depuis la section Factures.
