ACTIVIDAD 6

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PREPARAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y CRONOGRAMA ORGANIZACIONAL.

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sam

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ACTIVIDAD 6Version en ligne PREPARAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y CRONOGRAMA ORGANIZACIONAL. par sam 1 CONSERVACIÓN PREVENTIVA - CONCEPTO - Conjunto de medidas para identificar, evaluar y controlar los riesgos de deterioro, enfocándose en la prevención y no en la restauración. 2 CONSERVACIÓN PREVENTIVA - CARACTERÍSTICAS - Incluye medidas para evitar daños al entorno donde se encuentran los documentos y asegurar su integridad física, intelectual e intencional. 3 CONSERVACIÓN PREVENTIVA - NORMATIVA - Ley 594 de 2000: Establece obligación entidades públicas de implementar sistemas de gestión documental, incluyendo conservación de documentos. 4 CONSERVACIÓN PREVENTIVA - SIC - SIC se compone de planes, programas y procedimientos que buscan asegurar la preservación de información documental en corto, mediano y largo plazo. 5 CONSERVACIÓN PREVENTIVA - PRESERVACIÓN LARGO PLAZO - Establece estrategias para preservar documentos, mantenimiento instalaciones, control condiciones ambientales y tratamientos prevenir deterioro. 6 PRESERVACIÓN DIGITAL - CONCEPTO - Asegura permanencia y acceso a información digital de documentos a lo largo del tiempo, siguiendo los principios y prácticas de preservación digital. 7 PRESERVACIÓN DIGITAL - CARACTERÍSTICAS - Migración, emulación y renovación formatos digitales, especificar condiciones almacenamiento preservación largo plazo, aplicación políticas seguridad. 8 PRESERVACIÓN DIGITAL - NORMATIVA - Decreto 1515 de 2013: Establece los estándares para la transferencia de documentos electrónicos, asegurando su preservación a largo plazo. 9 PRESERVACIÓN DIGITAL - SIC - SIC utiliza herramientas informáticas para gestión documentos electrónicos, como el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). 10 PRESERVACIÓN DIGITAL - PRESERVACIÓN LARGO PLAZO - Asegura la integridad, accesibilidad y fiabilidad de la información a largo plazo, independientemente de la obsolescencia tecnológica. 11 FACTORES DE DETERIORO - Ambientales, biológicos, antropogénicos, catastróficos o accidentales, obsolescencia tecnológica y degradación soportes. 12 FACTORES DE DETERIORO - PRIMEROS AUXILIOS - Detener o mitigar el deterioro, utilizando técnicas como la limpieza superficial, eliminación de deformaciones y unión de rasgaduras en seco. 13 DEPÓSITOS DE ARCHIVO - Ubicación física donde se almacenan los documentos que se transfieren del archivo de gestión al archivo central. 14 UNIDADES DE CONSERVACIÓN - CONCEPTO - Elemento que contiene y protege un conjunto de documentos, garantizando su integridad y facilitando su identificación y organización. 15 ROTULACIÓN - CONCEPTO - Identificación de cajas y carpetas para organización de los documentos que se trasladan al archivo central. 16 TÉCNICA DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL - CONCEPTO - Estudia aspectos internos y externos documentos según reglas formales, evidencia evolución tipos documentales y valor fuentes historia. 17 TÉCNICA DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL - HISTORIA - Tiene sus raíces en la antigüedad, cuando se utilizaban documentos para registrar tratados y acuerdos entre estados. 18 TÉCNICA DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL - FINALIDAD - Evaluación crítica de los documentos para determinar su autenticidad, origen y valor, tanto en el ámbito histórico como en el actual. 19 CARACTERES INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN - Herramientas que permiten identificar, controlar y localizar información dentro de un archivo. 20 INVENTARIOS - CONCEPTO - Instrumento archivístico que describe de forma sistemática y detallada documentación de un archivo, permitiendo localización y gestión de documentos. 21 INVENTARIOS - USO - Permiten identificar, organizar y localizar documentos. 22 APLICACIÓN ÍNDICES ELECTRÓNICOS - Expediente electrónico, que incluye información como serie, subserie, dependencia, número documento, fecha, nombre y formato. 23 METADATOS - CONCEPTO - Son datos que no son la información principal, sino información que describe, contextualiza y facilita el uso de esa información principal. 24 METADATOS - TIPOS - Descriptivos, estructurales, administrativos, técnicos, de preservación, de derechos, y de localización. 25 METADATOS - FUNCIONES - Describir e identificar otros datos, facilitando su búsqueda, gestión, comprensión y utilización. 26 METADATOS - ESTRUCTURA - Nombres de campos, tipos de datos, longitudes, descripciones de tablas y ubicaciones físicas. 27 METADATOS - IMPORTANCIA - Son cruciales para la gestión de datos en diversas áreas, desde la investigación científica hasta la gestión de documentos legales. 28 IDENTIFICAR ARCHIVOS GESTIÓN FÍSICOS/ELECTRÓNICOS - Proceso de conocer y analizar documentos producidos por entidad durante su gestión administrativa. Comprender función, estructura, y normativa. 29 NO CONFORMIDADES EN ORGANIZACIÓN ARCHIVOS GESTIÓN - Realizar auditorías internas y externas, así como analizar las métricas de calidad y los indicadores de desempeño. 30 UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVA - Contenedores que agrupan documentos para su preservación e identificación, como carpetas, legajos, A-Z, fólderes o libros. 31 ROTULA UNIDADES CONSERVACIÓN - TRD Y NORMATIVA - Identificación de la unidad de conservación, consulta de la TRD, rotulación de la unidad y controles de calidad.

Vous pouvez intégrer le jeu dans un LMS compatible avec LTI 1.1 ou LTI 1.3 comme Canvas, Moodle ou Blackboard. Les scores seront ainsi automatiquement enregistrés dans le carnet de notes de la plateforme.

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