1
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
2
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas.
3
Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital;
4
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
5
Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos
6
Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
7
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
8
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
9
Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
10
Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
11
Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa
12
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
13
Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
14
Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
15
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
16
Representación gráfica de la estructura de una institución.
17
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
18
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
19
Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
20
Reproducción exacta de un documento.
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