1
Procedimiento en el que se le asigna un numero consecutivo a las comunicaciones producidas por la entidad, dejando soporte de la fecha y hora de recibo o envío, para oficializar el tramite de la misma dentro de los términos establecidos por la ley.
2
Es el procedimiento mediante el cual una entidad registra sus comunicaciones, bien sea de forma manual o mediante algún sistema de información; incluyendo las producidas por la entidad y las recibidas, ingresando información como; remitente, destinatario, nombre, código, radicado, responsable, anexos, tiempo de respuesta entre otros ítem que se pueden incluir.
3
Es el registro de información generada, recibida, almacenada yy comunicada por medios electrónicos que esta en estos medios durante el ciclo vital; es producida por una entidad por sus actividades y se debe tratar según los principios archivísticos.
4
Son todas las comunicaciones recibidas o producidas en el desempeño de las funciones de la entidad independiente del medio que se use (Ver acuerdo 060 de 2001 AGN).
5
La entidad debe establecer según su estructura, la unidad de correspondencia para gestionar de forma centralizada, la recepción, radicación, distribución de las comunicaciones contribuyendo con la ejecución del programa de gestión documental y de conservación para los archivos de gestión, centrales e históricos. Si existen regionales cada sede deberá tener su unidad de correspondencia.
6
Es el conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados bajo los parámetros archívísticos establecidos según la estructura organizacional del productor acumulados en el transcurso de la gestión.
7
Fuente primaria de la información con las características para garantizar su autenticidad e integridad.
8
Producido o tramitado por un funcionario público en el ejercicio de su cargo.
9
Son todas las comunicaciones privadas que llegan a la entidad, a titulo personal con o sin el cargo del funcionario; no genera tramites para la entidad.
10
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido similar producto de un mismo órgano debido al ejercicio de sus funciones especificas.
11
Es el comprobante de envío o recibo original y copia como comprobante del servicio de correo certificado con los datos de remitente y destinatario se usa para el correo enviado y recibido por la entidad.
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