Quiz sobre gestión documental integral.
1
Una empresa ha crecido considerablemente durante los últimos años. Cada área conserva sus documentos de manera diferente: algunos empleados utilizan carpetas físicas, otros guardan archivos en sus computadores personales y otros utilizan diferentes servicios de almacenamiento en la nube.
La dirección considera que esta situación puede generar pérdida de información y dificultades para localizar documentos.
¿Cuál debería ser la primera acción de la organización?
2
Una organización está diseñando su sistema de gestión documental. Antes de establecer procedimientos, decide identificar qué documentos produce cada área, quién los genera, cómo se utilizan y cuáles son sus necesidades de conservación.
¿Por qué esta actividad es importante dentro de la planeación documental?
3
Expediente electrónico
Una empresa tiene varios documentos relacionados con un mismo contrato: solicitud, contrato firmado, facturas, informes, comunicaciones y actas. Todos están almacenados digitalmente, pero cada documento se encuentra en una carpeta diferente y no existe una estructura que permita identificar que pertenecen al mismo proceso.
¿Cuál sería la solución documental más adecuada?
4
Metadatos
Una organización almacena electrónicamente una gran cantidad de documentos. Para facilitar su identificación y recuperación, decide asociar a cada documento información como:
Fecha de creación.
Autor.
Tipo documental.
Nombre del documento.
Área responsable.
Estado del documento.
¿Qué función cumplen principalmente estos datos?
5
Caso práctico – Expediente electrónico y metadatos
Una institución recibe una auditoría. El auditor solicita el expediente electrónico correspondiente a un contrato específico. Aunque la organización posee todos los documentos, los funcionarios tardan varias horas en encontrarlos porque los archivos tienen nombres genéricos como Documento1.pdf, Archivo_final.pdf y Soporte.pdf.
¿Cuál de las siguientes medidas contribuiría directamente a solucionar el problema?
6
Diagnóstico integral de archivos
Una empresa quiere mejorar su gestión documental, pero antes de realizar cambios decide evaluar el estado actual de sus archivos.
Durante el análisis encuentra problemas relacionados con:
Organización de documentos.
Espacios físicos.
Sistemas tecnológicos.
Conservación.
Procesos documentales.
Personal responsable.
¿Qué está realizando la organización?
7
Caso práctico – Diagnóstico
Durante un diagnóstico, una organización descubre que existen documentos duplicados, expedientes incompletos, documentos almacenados sin criterios uniformes y áreas que no conocen claramente sus responsabilidades documentales.
¿Cuál debería ser el propósito principal de utilizar estos resultados?
8
Programa de Gestión Documental
Una entidad desea establecer un Programa de Gestión Documental (PGD) porque actualmente sus procesos relacionados con la producción, organización, conservación y disposición de documentos no están coordinados.
¿Cuál es la finalidad principal de implementar un PGD?
9
Caso práctico – Programa de Gestión Documental
Una organización establece un programa en el que determina cómo se deben producir, recibir, organizar, almacenar, conservar y disponer los documentos que genera durante sus actividades.
¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe mejor la situación?
10
Políticas documentales institucionales
Una empresa observa que algunos empleados eliminan documentos importantes, otros comparten información confidencial sin autorización y cada departamento utiliza diferentes criterios para nombrar y almacenar archivos.
¿Qué instrumento debería establecer la organización para orientar de manera uniforme el comportamiento documental?
11
Caso práctico – Aplicación de una política documental
Una institución establece una política que determina quién puede acceder a determinados documentos, cómo deben almacenarse, qué responsabilidades tienen los funcionarios y cuáles son los procedimientos que deben seguirse para su gestión.
Un empleado considera que puede ignorar estas reglas porque "cada persona organiza sus documentos como quiera".
¿Cuál es la respuesta más adecuada?
12
Gestión del cambio documental
Una organización implementa un nuevo sistema de gestión documental electrónico. Sin embargo, varios empleados continúan utilizando carpetas personales y procedimientos antiguos porque consideran que el nuevo sistema es complicado.
¿Cuál sería la estrategia más adecuada?
13
Caso práctico – Resistencia al cambio
Una institución comienza un proceso de transformación documental. Los empleados manifiestan preocupación porque no conocen el nuevo procedimiento y temen cometer errores.
¿Qué acción sería más apropiada para facilitar la transición?
14
Caso integrador – Diagnóstico y planeación
Una empresa realiza un diagnóstico integral de sus archivos y encuentra múltiples problemas: documentos duplicados, ausencia de criterios de organización, falta de responsabilidades claras, dificultades para recuperar expedientes electrónicos y resistencia del personal frente a nuevas herramientas.
¿Cuál sería la secuencia de actuación más lógica?
15
Una empresa quiere mejorar la forma en que organiza y controla sus documentos. ¿Cuál sería la mejor opción?
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