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À propos de cette activité

Conoce el origen y alcance del principio

Créé par

Fernanda cristancho
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Colombia

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Quiz: Principio de ProcedenciaVersion en ligne

Conoce el origen y alcance del principio

par Fernanda cristancho
1

¿Qué establece principalmente el principio de procedencia?

Escoge una o varias respuestas

2

¿Cual es la normativa que se tiene encuenta para hacer las auditorias?

Escoge una o varias respuestas

3

¿Que princicipio archivistico garantiza que los documentos sean oficiales y exactos a lo largo del tiempo?

Escoge una o varias respuestas

4

¿Cuales son los instrumentos archivisticos que se tienen en cuenta en las auditorias?

Escoge una o varias respuestas

5

¿Qué busca la Auditoría Financiera?

Escoge una o varias respuestas

6

¿Quién realiza las Auditorías Externas?

Escoge una o varias respuestas

Explicación

El principio de procedencia, según el Archivo General de la Nación (AGN), es un pilar fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

La normativa jerárquica obligatoria en Colombia para realizar auditorías de gestión documental está integrada principalmente por la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 001 de 2024. Esta normativa es el fundamento legal debido a que establece la obligatoriedad del control estatal, unifica la reglamentación sectorial y define los criterios técnicos específicos para evaluar la función archivística.

Las características fundamentales que garantizan que los documentos de archivo sean oficiales, inalterables y exactos a lo largo del tiempo son la autenticidad, la fiabilidad (o confiabilidad) e integridad. Aunque en la teoría archivística y la norma ISO 15489 se clasifican como cualidades o características del documento fidedigno, el Archivo General de la Nación (AGN) las exige como requisitos y principios obligatorios en la gestión de documentos tradicionales y electrónicos.

Estos tres instrumentos constituyen la columna vertebral técnica y legal del archivo. Un auditor los exige porque cada uno cumple una función insustituible para demostrar que la entidad controla sus documentos y no está eliminando información de forma ilegal.

la Auditoría Financiera busca comprobar que cada peso registrado en las cuentas y presupuestos cuente con un soporte documental auténtico, íntegro y rastreable que demuestre legalmente la realidad del gasto público. Un auditor financiero no puede validar la realidad económica de una entidad si no es a través de sus archivos.

las Auditorías Externas especializadas en archivos las realizan organismos técnicos y de control como el Archivo General de la Nación (AGN) y las Contralorías. Es la base de la transparencia del Estado. Por lo tanto, la ley exige que el control externo sea ejecutado por entidades independientes con las siguientes facultades jurídicas y técnicas.

 
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