Gestión documental: archivo y preservación

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Gestión documental y conservación a largo plazo

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Maryen Viviana

Colombia

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1	Anonyme 15 Août 2026	% 100	02:00

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Gestión documental: archivo y preservación


Gestión documental: archivo y preservaciónVersion en ligne Gestión documental y conservación a largo plazo par Maryen Viviana 1 ¿Qué es la gestión documental? a Revisión anual de documentos sin clasificación b Solo la digitalización de archivos c Almacenamiento indefinido de cualquier material d Conjunto de procesos para crear, organizar, conservar y disponer de documentos 2 ¿Qué implica la clasificación de documentos? a Etiquetar y ordenar archivos por materias, fechas y/o funciones b Eliminarlos de inmediato c Imprimir todos los documentos d Mantener todos sin organización 3 ¿Qué es el ciclo de vida de un documento? a Revisión de contenidos sin gestión b Creación, uso, conservación, disposición o destrucción c Únicamente almacenamiento d Solo digitalización 4 ¿Qué significa transferencia documental? a Copiar sin registro a otro usuario b Borrar documentos viejos c Movimiento seguro de archivos entre dependencias o sedes d Copiar archivos a la nube sin control 5 ¿Qué se entiende por disposición final? a Archivado indefinidamente en cualquier formato b Reutilización de contenidos sin control c Impresión de duplicados para uso personal d Destrucción o entrega institucional de documentos ya irrelevantes 6 ¿Qué es la preservación a largo plazo? a Convertir todo a papel continuo b Desaparecer archivos para reducir espacio c Mantener solo versiones digitales sin metadatos d Conservar documentos para uso futuro evitando su deterioro 7 ¿Qué papel juegan los metadatos en gestión documental? a Aprobar permisos de usuarios b Solo decoran los archivos c Reemplazan al contenido documental d Describe y facilita la búsqueda y el control de los documentos 8 ¿Qué es la valoración documental? a Convertir todo a PDF b Eliminar todos los documentos viejos c Reducir la calidad de imagen de documentos d Decidir qué documentos conservar y por cuánto tiempo 9 ¿Qué norma o criterio suele guiar la retención de documentos? a Criterios personales b La antigüedad del documento sin contexto c Solo capacidad de almacenamiento d Criterios de conservación y plazos de retención legal 10 ¿Qué implica un flujo documental eficiente? a Mantener todos los documentos sin registros b Desorden y copias reiteradas c Rutas bien definidas, permisos, y registro de movimientos d Eliminación automática de correos Explicación 1 La gestión documental abarca creación, organización, preservación y disposición final de documentos; no es solo digitalización ni almacenamiento indefinido. 2 La clasificación facilita localización y uso futuro, no implica eliminar de forma automática ni desorganización. 3 El ciclo de vida describe las etapas desde creación hasta disposición final o destrucción. 4 La transferencia implica movimiento seguro y registrado entre custodios o unidades. 5 Disposición final es la eliminación segura o entrega a archivos centrales autorizados. 6 La preservación implica conservar la integridad y legibilidad a largo plazo, con metadatos adecuados. 7 Los metadatos permiten identificar, localizar y gestionar documentos de forma eficiente. 8 La valoración determina la secuencia de conservación y tiempos de retención. 9 La retención se basa en normativa y utilidad administrativa, no en caprichos. 10 Un flujo eficiente asegura trazabilidad, control de acceso y auditable.

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par Maryen Viviana

¿Qué es la gestión documental?

¿Qué implica la clasificación de documentos?

¿Qué es el ciclo de vida de un documento?

¿Qué significa transferencia documental?

¿Qué se entiende por disposición final?

¿Qué es la preservación a largo plazo?

¿Qué papel juegan los metadatos en gestión documental?

¿Qué es la valoración documental?

¿Qué norma o criterio suele guiar la retención de documentos?

¿Qué implica un flujo documental eficiente?

Explicación