Gestión documental

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Hojas de control

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Samuel Perez

Colombia

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Gestión documentalVersion en ligne Hojas de control par Samuel Perez 1 Según el numeral 5.5 del instructivo del AGN, ¿cómo se debe foliar la Hoja de Control?. a Se le asigna siempre el folio número 1. b Se folia usando números romanos (I, II, III). c No debe foliarse bajo ninguna circunstancia. d Solo se folia si el expediente supera los 200 folios. 2 Si un auxiliar encuentra tres copias idénticas de un mismo oficio en una carpeta, ¿qué debe hacer? a Foliar todas las copias de forma consecutiva. b Retirar las copias sobrantes y dejar solo el original. c Dejar las copias y reportarlo en observaciones. d Guardar las copias en una carpeta aparte de "Documentos de Apoyo". 3 ¿Cuál es el límite máximo de folios recomendado por carpeta física para evitar su deterioro? a 100 folios. b 200 folios. c 500 folios. d No hay límite, depende del gancho legajador. 4 Según el numeral 6.2, ¿de dónde se deben extraer los códigos de series y subseries para la Hoja de Control? a Del Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y las Tablas de Retención (TRD) vigentes. b De los títulos que el auxiliar elija libremente según el asunto c De los datos de radicación que escribió el ciudadano. d Del inventario de transferencias del año anterior. 5 ¿Cuál es la forma técnica correcta de foliar una hoja física en un expediente? a En la esquina inferior izquierda con esfero de tinta roja b En la esquina superior derecha de la cara recta con lápiz de mina negra. c En el centro del reverso utilizando un sello fechador. d Numerar solo las páginas impares con lápiz de color. 6 De acuerdo con los numerales 5.8 y 6.4.3, ¿en qué momento exacto se debe firmar la Hoja de Control? a Al ingresar el primer documento del trámite. b Durante las auditorías ordinarias de fin de año. c Al momento de realizar el cierre administrativo del expediente. d En el instante de entregar el archivo a la entidad central. 7 . ¿Qué herramienta debe usar el auxiliar si debe retirar temporalmente un documento original de un expediente activo? a Una Hoja de Control de Contingencia. b Un testigo documental (formato de sustitución). c Una fotocopia simple firmada por el jefe. d Un memorando interno para el archivo central.

Vous pouvez intégrer le jeu dans un LMS compatible avec LTI 1.1 ou LTI 1.3 comme Canvas, Moodle ou Blackboard. Les scores seront ainsi automatiquement enregistrés dans le carnet de notes de la plateforme.

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Según el numeral 5.5 del instructivo del AGN, ¿cómo se debe foliar la Hoja de Control?.

Si un auxiliar encuentra tres copias idénticas de un mismo oficio en una carpeta, ¿qué debe hacer?

¿Cuál es el límite máximo de folios recomendado por carpeta física para evitar su deterioro?

Según el numeral 6.2, ¿de dónde se deben extraer los códigos de series y subseries para la Hoja de Control?

¿Cuál es la forma técnica correcta de foliar una hoja física en un expediente?

De acuerdo con los numerales 5.8 y 6.4.3, ¿en qué momento exacto se debe firmar la Hoja de Control?

. ¿Qué herramienta debe usar el auxiliar si debe retirar temporalmente un documento original de un expediente activo?