Tarea Autónoma, Unidad II
Universidad Nacional de Loja
Unidad
de Educación a Distancia y en Línea
Carrera
de Contabilidad y Auditoría
Tarea
Autónoma
Unidad II
Metodología
General de la Auditoría Ambiental
Estudiante:
Jhonatan Guillermo Unuzungo Villa
Docente: Ing. Gina Judith Manchay Reyes
Materia: Auditoría Ambiental
Curso: Ciclo VII “B”
Fecha:
domingo, 7 de enero de 2024
Auditoría Ambiental PRE-AUDITORÍA (FASE DE PREPARACIÓN) Aspectos básicos ·Establecer contacto con la empresa auditar. ·Fijar el objetivo u objetivos de la auditoría, así como su ámbito de actuación. ·Fijar los recursos necesarios, tanto humanos como técnicos. ·Elegir una autoridad en el equipo auditor (líder), así como establecer las normas y un protocolo a seguir. ·Establecer la metodología y la planificación adecuada. ·Establecer las actividades en base a un orden cronológico, estableciendo un calendario de actuación. ·Diseñar el sistema de muestreo, incluyendo visitas a la planta y entrevistas con el personal. ·Llevar a cabo el proceso de obtención y tratamiento de la información. ·Revisar el proceso productivo de cada uno de los artículos fabricados por la empresa, incluyendo un análisis del producto final.
Elaboración del Plan de Auditoría
Proporcione la
programación y las características básicas de la misma. Éste, deberá ser
conocido previamente por los auditores, el cliente de la auditoría y los
auditados, debiendo ser revisado y aprobado por el cliente de la auditoría y
presentado al auditado antes de que comiencen las auditorías
El plan cuenta con:
Contenido General
·
Objetivos de la auditoría.
·
Criterios de la auditoría.
·
Documentación de referencia.
·
Alcance de la auditoría.
· Fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de auditoría
·
Hora y duración estimadas, incluyendo reuniones
con la dirección del auditado y del equipo.
·
Funciones y responsabilidades del equipo auditor
y sus acompañantes.
·
Asignación de recursos necesarios.
Contenido Específico · Identificación del representante del auditado en la auditoría. · Idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del auditado. · Asuntos del informe de auditoría. · Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles, etc.). · Puntos relacionados con la confidencialidad. · Acciones de seguimiento de la auditoría. El Plan de Auditoría
se subdivide en tres etapas:
1. Elaboración, que es en la que se planean los trabajos a
realizar en campo para el propósito de la auditoria.
2. Comentarios, en los que se aclaran dudas sobre los
trabajos asignados a los auditores.
3. Solución a comentarios, que llevan el cumplimiento
adecuado del trabajo asignado por el coordinador de la auditoria.
AUDITORÍA “IN SITU”
(FASE DE EJECUCIÓN)
El auditor trabajará en base a los cuestionarios previos de
que dispone. Su función ahora será la de verificar cual es la situación
existente, mediante la observación de las instalaciones y dependencias de la
planta, el chequeo de documentos, la solicitud de pruebas o ensayos y la realización
de entrevistas al personal.
Gestión de tiempo
Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo,
cosa que, con frecuencia, puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores
sin experiencia.
Un método apropiado, en este caso, consiste en dividir el
tiempo disponible entre las distintas actividades que se van a revisar.
Muestreo
El auditor deberá tener claro cuántos documentos, y de qué
tipo, es necesario muestrear. Este muestreo se puede realizar por métodos
diferentes:
• Aleatorio.
• Estadístico.
• Por objetivos.
• Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.
Entrevistas
El auditor deberá preguntar a la gente cuáles son sus
tareas, qué hacen, cómo lo hacen, qué información reciben, que información
transmiten, etc.
Proceso para realizar
la auditoría “in situ”
En auditorías externas, la reunión de apertura es una
actividad especialmente importante, ya que, en muchos casos, es la primera vez
que el equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara
En una auditoría interna, la reunión de apertura es
necesaria para iniciar el proceso, aunque suele ser algo menos formal.
Características:
• Deben asistir
todos los integrantes del equipo auditor, la alta dirección de la organización
y los representantes de las áreas que van a ser auditadas.
• Moderada por el líder del equipo auditor, quien debe
asegurar que todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la
auditoría
• No deben aportar nueva información a la entidad auditada,
el objetivo es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado
anteriormente. COMUNICACIÓN DURANTE
LA AUDITORÍA
Entre los miembros
del equipo auditor: Deberán informarse y consultarse periódicamente con el
fin de intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y
reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.
Entre los miembros
del equipo auditor y el auditado: El líder del equipo deberá comunicar
periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado.
Entre los miembros
del equipo auditor y el cliente: Cuando se considere necesario.
Proceso a seguir
1. Recopilación y
verificación de la Información
Durante el proceso de auditoría, se debe recopilar, mediante
un muestreo adecuado, la información pertinente para cubrir los objetivos, el
alcance y los criterios de la misma, incluyendo la información relacionada con
las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos
Las fuentes de información a recurrir, pueden variar en
función del alcance y complejidad de la auditoría, pudiendo incluir:
• Entrevistas con empleados u otras personas.
• Observación de actividades, ambiente de trabajo y
condiciones externas.
• Documentos, tales como objetivos, política,
procedimientos, normas, plan de manejo, instrucciones, especificaciones, etc.
• Registros, tales como actas de reunión, informes de
auditorías, resultados de mediciones, etc.
• Análisis e indicadores del desempeño.
• Informes de otras fuentes, como por ejemplo
retroalimentación del cliente, calificación de proveedores, información externa
y en general de todas las partes interesadas.
2. Búsqueda de
evidencias
Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la
norma y del Sistema de Gestión Ambiental, o de un Plan de Manejo Ambiental, es
necesario realizar una búsqueda de evidencias objetivas.
Las evidencias de la auditoría, se basan en muestras de la
información disponible. Por tanto, siempre habrá un cierto grado de
incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actúan sobre las
conclusiones de la auditoría.
3. Evaluación y
generación de hallazgos
Una vez que el auditor ha llegado a la conclusión objetiva
de que existe un incumplimiento deberá documentarlo y elaborar una Nota de no
conformidad o desviación.
En general existen tres categorías distintas de no
cumplimiento:
1) No conformidades
2) Desviaciones
3) Observaciones
No conformidades:
Incumplimiento sistemático de un requisito de la norma, del Sistema de Gestión
Ambiental o del PMA.
Debe ser solucionado inmediatamente.
Desviaciones:
Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del SGA, del PMA,
de la legislación u otro tipo de reglamentos.
Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga
inmediatamente.
Observaciones:
Situaciones que, no incumpliendo ningún punto del SGA, del PMA o de la norma de
referencia, pueden llevar, en el futuro, a incumplimientos
Preparación de las
conclusiones de la auditoría
- Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra
información recopilada durante la auditoría.
- Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta
la falta de certidumbre propia del proceso de auditoría.
- Preparar recomendaciones, en caso de que así estuviera
especificado en la auditoría.
- Comentar el seguimiento de la auditoría, si se ha definido
en el plan de auditoría.
REUNIÓN DE CIERRE
Los objetivos de esta reunión son:
Exponer los hallazgos de la auditoría ante todas las partes
interesadas con el fin de asegurar la correcta comprensión y aceptación de los
resultados.
Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo
imprescindible para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y
preventivas (Plan de Manejo Ambiental).
Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar
posibles equívocos, aunque en ningún caso puede convertirse en un foro de
discusión y debate.
POST-AUDITORIA (FASE
DE INFORMACIÓN O DE INFORME)
El informe es el producto final de la auditoría; su
elaboración refleja los resultados de la fase de ejecución.
Los objetivos del informe final deben ser:
a) Proporcionar la documentación necesaria para poder
valorar el alcance de la auditoría ambiental.
b) Proporcionar la dirección de las informaciones sobre los
resultados de la auditoría y sus conclusiones.
c) Demostrar las necesidades de acciones correctivas.
PREPARACIÓN DEL
INFORME DE AUDITORIA
Los informes deberán cumplir ciertos requisitos como:
• Escrito y firmado, lo que facilita su difusión y
seguimiento.
• Exacto en lo que concierne a hechos, datos y problemas.
• Claro y directo, sin rodeos, en cuanto a observaciones y
conclusiones.
• Conciso, expresado con brevedad y exactitud, categorizando
y ordenando las conclusiones en orden de importancia.
• Oportuno, con respuestas adecuadas y útiles en tiempo y
forma.
• Objetivo respecto a los hechos observados.
• Redactado en tono constructivo, en cuanto a opiniones,
conclusiones y recomendaciones.
ESTRUCTURA DEL
INFORME DE AUDITORIA
En el informe de auditoría, las deficiencias se pueden
presentar siguiendo dos criterios de exposición distintos:
• Por orden de importancia, de la más grave a la más leve.
• Según el orden de los requisitos de la norma.
Dentro del propio informe de auditoría, se suelen incluir,
en forma de anexos, los siguientes documentos:
• Informe resumen.
• Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones
correctivas/preventivas.
Informe resumen:
Se utiliza para indicar los resultados globales de la auditoría. Normalmente
contienen la siguiente información:
· Nº identificativo.
· Fecha de auditoría.
· Ámbito de la auditoría.
· Componente del equipo auditor.
· Resumen de resultados y conclusiones
El informe final
deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
·
Introducción.
·
Objetivos y motivos.
· Alcance de la auditoría ambiental.
· Grado de cumplimiento de la política ambiental
de la empresa y del programa de auditoría.
· Métodos empleados en la realización de la
auditoría.
·
Grado de cumplimiento de los objetivos generales
de la auditoría.
Continuación
· Eficacia y fiabilidad de las medidas adoptadas para verificar el grado de cumplimiento técnico y las repercusiones ambientales. · Cumplimiento de los procesos productivos. · Áreas de riesgo. · Medidas correctoras. · Seguimiento del plan de medidas correctoras y establecimiento de su periodicidad. · Grado de cumplimiento de la legislación vigente. · Aspectos económico-financieros. · Aspectos de organización y administración. · Recomendaciones. · Anexos al informe. Conclusiones
Las conclusiones aparecerán como resultado de la
interpretación de los datos manejados y las evidencias obtenidas durante la
realización de la auditoría
APROBACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA
El informe de la auditoría deberá emitirse en el periodo de
tiempo acordado
Revisión y aprobación
Antes de la
presentación del informe de auditoría, resulta conveniente revisarlo con el fin
de verificar si:
• Proporciona una visión clara de la situación, en el
momento de terminar la fase de investigación.
• No incluye nada que no se hubiera puesto de manifiesto
durante la reunión de cierre.
• No contiene nada que no pueda ser apoyado por medio de una
evidencia real y objetiva.
• Engloba todas las consideraciones claves que la norma
exige.
FINALIZACIÓN DE LA
AUDITORIA
La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas
en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría, una
vez aprobado, se haya distribuido.
En relación con la conservación
de los documentos pertenecientes a la auditoría, deberá actuarse conforme
establezcan las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos
estipulados en el programa de auditoría y los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables.
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL
Las conclusiones de la auditoría,
pueden indicar la necesidad de realizar acciones correctivas, preventivas o de
mejora
El auditado debe presentar
evidencias de que las deficiencias han sido corregidas en el plazo estipulado y
según consta en el informe final.
Plan de seguimiento
Deben establecerse para corregir
las deficiencias detectadas, la empresa auditada puede comenzar a aplicar las
acciones correctivas.
La compañía auditora puede
confeccionar un plan de seguimiento que permita comprobar la adopción y
ejecución de tales acciones correctivas.
AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO
Puede involucrar o no a los
auditores iniciales, en función de lo establecido por las partes interesadas, y
de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditoría
Durante las auditorías de
seguimiento, se debe verificar, entre otras cosas, el estado de las acciones
llevadas a cabo.
Esta tarea debe llevarse a cabo
de manera controlada y sistemática, siendo de gran utilidad el uso de hojas de
seguimiento de la acción.
Bibliografía - La Consultoría Ambiental. (RECAI, Ed.) Obtenido de https://n9.cl/0frk3
- Lucas, C. (2017). Auditoría ambiental (primera
ed.). Fondo editorial Areandino.
Red Ecuatoriana
Consultores Ambientales Indiependientes. (2023).
Nota: La información fue xtraída de en mayor proporción de la referencia "La Consultoría Ambiental"
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