Encabezado: se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.
Zona 1: espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).
Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Puede ser numérica, alfabética o alfanumérica.
Lugar de origen y fecha de elaboración: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto).
Destinatarios: se escribe la palabra PARA, en mayúscula sostenida. En el caso de la carta circular, no se debería utilizar.
Asunto: síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida.
Texto: se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.
Despedida: se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido.
Líneas especiales: bloque de anexos o copias.
Transcriptor: quien redacta y escribe el memorando.
Remitente y firmas responsables: están conformados por el nombre y el cargo.