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Fundamentos básicos de administración documental

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GLORIA BEATRIZ POSADA

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GLORIA BEATRIZ POSADA

28 Août 2014

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100

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2

RONAL EMIR GUARNIZO SEGURA

28 Février 2016

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3

Maria Franco

12 Juillet 2014

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FUNDAMENTOS BÁSICOSVersion en ligne Fundamentos básicos de administración documental par GLORIA BEATRIZ POSADA 1 FUNDAMENTOS BÁSICOS La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso, para ello debemos generar un cambio que conlleve a un Proceso de mejoramiento en el área de Administración documental, en los procesos de Archivo y Correspondencia, por ello quiero dar a conocer los conceptos básicos. 2 CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO SISTEMA DE CORRESPONDENCIA Correspondencia Oficial. Recibida o enviada que trata asuntos de interés y trascendencia para la organización. Correspondencia General. Es aquella que no implica compromiso con respecto al objeto de la Empresa. Correspondencia personal. Se relaciona con asuntos de índole personal y no tiene nada que ver con el objeto de la organización. Memorandos. Son comunicaciones internas entre dependencia de la organización sobre asunto relacionados con el quehacer de la empresa. Circulares. Comunicaciones que tratan sobre normas y procedimientos de aplicación general y vigencia permanente, en ningún momento temas de carácter temporal, constituye la memoria colectiva de la organización y debe quedar en soporte de papel con firma original. Acta. El Acta registra los hechos, eventos y decisiones tomadas en el transcurso de una reunión, ya sea de Comité, Protocolos, etc). Instrucción Administrativa. En este tipo documental se ve reflejado el registro de resoluciones o decisiones de carácter administrativo, como creación de áreas, ascensos de personal, filiales, reestructuras etc. Entre otros tenemos Oficio, Boletines, Informes, Notificaciones, fax etc. 3 ARCHIVO1 SISTEMA DE ARCHIVO Archivo. Conjunto de documentos organizados bajo un sistema de clasificación adecuado que permite la disposición precisa, oportuna y ágil de la información para atender las necesidades del cliente externo e interno. Documento. Objeto o soporte que contiene o porta suceso, hecho o un texto como resultado de una actividad, una escultura, un tipo documental. etc. Tipo Documental. Escrito o documento elaborado con base en la ejecución de una actividad específica y fácil de distinguir por su formato carta, circular, resolución etc. (Se organiza físicamente en carpetas). Carpeta. Caratula y contracaratula que dispuesta adecuadamente forman la unidad de instalación de los tipos documentales. Expediente. Conjunto de tipos documentales agrupados en una unidad mínima de instalación. (Carpeta, diskette). Serie Documental. Conjunto de expedientes los cuales tienen tipos documentales con características comunes, organizados físicamente en carpetas. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Comité asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos. Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. 4 ARCHIVO 2 Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente (3) Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente 5 VIDEO

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Fundamentos básicos de administración documental

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La Gestión Documental es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso, para ello debemos generar un cambio que conlleve a un Proceso de mejoramiento en el área de Administración documental, en los procesos de Archivo y Correspondencia, por ello quiero dar a conocer los conceptos básicos.

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA

Correspondencia Oficial. Recibida o enviada que trata asuntos de interés y trascendencia para la organización.

Correspondencia General. Es aquella que no implica compromiso con respecto al objeto de la Empresa.

Correspondencia personal. Se relaciona con asuntos de índole personal y no tiene nada que ver con el objeto de la organización.

Memorandos. Son comunicaciones internas entre dependencia de la organización sobre asunto relacionados con el quehacer de la empresa.

Circulares. Comunicaciones que tratan sobre normas y procedimientos de aplicación general y vigencia permanente, en ningún momento temas de carácter temporal, constituye la memoria colectiva de la organización y debe quedar en soporte de papel con firma original.

Acta. El Acta registra los hechos, eventos y decisiones tomadas en el transcurso de una reunión, ya sea de Comité, Protocolos, etc).

Instrucción Administrativa. En este tipo documental se ve reflejado el registro de resoluciones o decisiones de carácter administrativo, como creación de áreas, ascensos de personal, filiales, reestructuras etc.

Entre otros tenemos Oficio, Boletines, Informes, Notificaciones, fax etc.

ARCHIVO1

SISTEMA DE ARCHIVO

Archivo. Conjunto de documentos organizados bajo un sistema de clasificación adecuado que permite la disposición precisa, oportuna y ágil de la información para atender las necesidades del cliente externo e interno.

Documento. Objeto o soporte que contiene o porta suceso, hecho o un texto como resultado de una actividad, una escultura, un tipo documental. etc.

Tipo Documental. Escrito o documento elaborado con base en la ejecución de una actividad específica y fácil de distinguir por su formato carta, circular, resolución etc. (Se organiza físicamente en carpetas).

Carpeta. Caratula y contracaratula que dispuesta adecuadamente forman la unidad de instalación de los tipos documentales.

Expediente. Conjunto de tipos documentales agrupados en una unidad mínima de instalación. (Carpeta, diskette).

Serie Documental. Conjunto de expedientes los cuales tienen tipos documentales con características comunes, organizados físicamente en carpetas.

Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Comité asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.

Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

ARCHIVO 2

Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente (3)

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.

Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente

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SISTEMA DE CORRESPONDENCIA

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