Esta presentación tiene como fin dar a conocer el protocolo para la Digitalizacion de documentos, con fines probatorios y la Guía del AGN que existen, para dicho proceso.
INTRODUCCIÓN 1. Marco conceptual del libro: "Protocolo para Digitalizacion de Documentos con fines probatorios.2. Definiciones.3. Procedimientos y Procesos.4. Consideraciones Finales. BIBLIOGRAFIA.
La necesidad de información, la disponibilidad, la agilidad con que esta debe ser distribuida o entregada y los nuevos formatos de producción de documentos electrónicos, han cambiado de manera asociada con la tecnología, conllevando a que la administración documental se apoye cada día mas en las técnicas reprograficas para el logro de este cometido, integrando los documentos físicos en un nuevo concepto como es la Gestión Electrónica de Archivos.Para contribuir con esta necesidad, el AGN ha publicado un libro llamado: Protocolo para Digitalizacion de Documentos con Fines Probatorios. Libro del cual ha sido objeto este OVA.
Por definición, se establece como objeto de trabajo material a los documentos que reflejan evidencia de las actividades corporativas, es decir, a los documentos de archivo que se encuentren en soporte papel o medios electrónicos.Sus objetivos son: 1. cambiar el medio de conservación que esta relacionado de una parte, con la situación del soporte físico de los documentos por imágenes digitales de los mismos, y de otra con la conversión de los documentos de archivo que se encuentran en medios electrónicos, capturados digitalmente. 2. Facilitar la consulta de la información por la aplicación de técnicas de escaneo dirigidas a la utilización de la información o del contenido de la imagen digital, sin que necesariamente este orientado a la destrucción física del soporte o medio original.
La terminología básica para esta aplicación de encuentra detallada en el Acuerdo 027 de 2006, en la publicación del AGN: "pautas para la utilización de la digitalización" en su capitulo 5, vocabulario técnico, y también con este propósito se asumen los términos y definiciones encontradas en el punto 3 de la norma NTC ISO 15489-1. Algunas de las definiciones que podemos consultar y nos serian de utilidad son: Archivo total, Autenticidad, Ciclo vital de los documentos, Clasificación documental, Contexto, Cuadro de clasificación, Descripción, Digitalizacion, Documento de archivo, Estructura del documento, Fichero electrónico de datos, Fichero electrónico de imagen, Función archivista, Gestión documental, Imagen, Imagen digital, Imagen electrónica, Indización, Metadatos, entre otras.
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3. Procedimientos y Procesos
Para el logro del objetivo de una reprografia digital con fines probatorios al interior de una entidad publica o privada, existen 3 grandes momentos: antes de iniciar los procesos, durante el proceso y posterior a este. cada uno con un conjunto de elementos indispensables para el logro del mismo.1. Condiciones previas al proceso reprografico: previo a la captura de las imágenes y su conversión a otros medios, deben observarse los siguientes puntos como mínimo; la condición de los documentos de archivo a procesar, el establecimiento de un oficial de gestión documental, la descripción metadata de origen e indices, entre otras condiciones previas.2. durante el proceso de captura de la imagen en un sistema reprografico: en este segundo momento es importante tener en cuenta; la definición de los lotes de documentos para conversión, la conservación original de las imágenes, los medios auto contenidos, los medios de conservación, la identificación del medio, el formato de almacenamiento, el control de calidad, las actas de control y la digitalización certificada.3. posterior a la generación de los medios, las acciones deben estar encaminadas a mantener la trazabilidad de los atributos de los documentos y a garantizar una consulta con el cumplimiento de todos los requisitos; es por ello, que deben observarse las siguientes pautas: la conservación de la actas de control, la expedición de copias, a renovación de medios y prevención de obsolescencia tecnológica y los mínimos de seguridad informática.
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4. Consideraciones finales
El protocolo de digitalización de documentos con fines probatorios es un conjunto de elementos que como resultado de su aplicación, para el Estado colombiano permite el no repudio de las copias obtenidas de los medios generados, al evidenciar en una imagen electrónica la presencia de las características de autenticidad, fiabilidad e integridad, confortadas a partir de un modelo procedimental y no de tecnología.La aplicación del protocolo en proyectos de digitalización de imágenes, con apego a los mínimos establecidos en las TRD o cuadros de clasificación legalmente adoptados, faculta a las instrucciones o empresas para la destrucción del soporte físico, siempre y cuando las leyes y normalidad concordante lo permita. Se recuerda que los documentos de carácter histórico no son sujetos a eliminación.La tecnología informática (proporcionalmente aplicada a los intereses corporativos), brinda herramientas adicionales para fortalecer los requerimientos de autenticidad, integridad y fiabilidad, propios de los documentos de archivos manifestados como imágenes electrónicas.
libro: "Protocolo para la Digitalizacion de Documentos con Fines Probatorios". - www.agn.gov.co - imágenes de google
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