CONOCIMENTOS GENERALES DE ARCHIVO

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(35)

Esta actividad esta orientada a conocimientos generales de Gestión documental y archivo.

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gestion documental

archivistica

archivos de gestion

393 fois fait

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patricia rocha sierra

Colombia

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1

Ronaldo David Barrios Martínez

26 Août 2021

00:56

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100

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2

sandy namen

27 Août 2021

01:05

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100

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3

juan diego mesa

8 Août 2021

01:33

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100

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4

Dalvis Quintero

24 Juin 2021

02:45

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100

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5

Mafe Manjarres

11 Août 2021

03:25

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100

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6

LEONAR JOSE FONSECA VANEGAS

8 Juin 2021

03:59

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100

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7

Milton Muñoz

8 Août 2021

05:37

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100

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8

Jeison David Sosa

31 Août 2021

12:31

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100

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9

ELINa arias

27 Août 2021

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10

Elina Arias

27 Août 2021

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CONOCIMENTOS GENERALES DE ARCHIVOVersion en ligne Esta actividad esta orientada a conocimientos generales de Gestión documental y archivo. par patricia rocha sierra 1 1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total. a a. Documento b b. Programa de gestión documental c c. Resgistro d d. Fondo 2 2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad a Verdadero b Falso 3 3. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por ejemplo: órdenes de compra a a. Archivo b b. Serie documental c c. Sub serie documental d d. Tabla de Retención 4 4. Los documentos de apoyo son: a a. Proceso que determina valores primarios y secundarios de los documentos. b b. Transferencias de la gestión documental c c. Documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y facilita la gestión administrativa d d. Ninguna de las anteriores. 5 5. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece el objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente la fecha de terminación. a Verdadero b Falso 6 6. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son: a a. Cronológico - Geográfico - topográfico – área b b. Alfanumérico - Alfabético - Asunto - Decimal c c. Todas las anteriores d d. Ninguna de las anteriores. 7 7. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su conservación precautoria, y se relación con documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido a a. Transferencias primarias b b. Transferencias segundarias c c. Todas las anteriores d d. Ninguna de las anteriores. 8 8. El folio es la acción de numerar las hojas a Verdadero b Falso 9 9. La foliciación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas reciente a los mas antiguo a Verdadero b Falso 10 10. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad de manejo, mayor transferencia en el archivo general, mayor productividad de las diferentes áreas de la organización. a a. Programa de gestión documental b b. Levantamiento de la gestión documental c c. Administración documental d d. Administración archivista 11 11. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación a Verdadero b Falso 12 12. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la custodia, cuidado, cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo es: a a. Acuerdo no 038 de septiembre 20 del 2002 b b. ISO 9001 c c. Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5 d d. NTC 4095 13 13. Dentro del sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta las ____________________________________________, para escribir de manera correcta lo que se está haciendo, hacer lo que se ha escrito y _______________________________ y así generar un control y más eficiencia en nivel productivo de la organización aplicándolo a cualquier _________________ a a. Legislación vigente en gestión documental, identificación de cambios y estados de revisión de documentos, control de documentos b b. evitar el uso de documentos obsoletos, identificación y conservación de documentos para ser aprobado e implementado, almacenamiento c c. Normatividad en materia gestión documental, implementar sistema de gestión de calidad en ISO 9001, evaluación d d. Políticas de gestión de calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado, procedimiento 14 14. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre diseñado de archivo, libro de notas, hojas de datos, informes de calibración. a Verdadero b Falso 15 15. El control de documentos externos se controla mediante: manual de calidad, políticas de calidad, procedimientos del sistema de gestión de calidad, procedimientos técnicos, instructivos de trabajo. a Verdadero b Falso 16 16. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son: a a. archivo histórico, archivo de gestión, archivo central b b. archivo histórico, archivo central, archivo de gestión c c. archivo central, archivo de gestión, archivo histórico d d. archivos de gestión, archivo central, archivo histórico 17 17. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personal y se clasifica en _______________, ______________ y ______________. . a a. abierto, cerrado, mixto b b. mixto, abierto y pendiente c c. cerrado, mixto y activo d d. mixto, pendiente, cerrado y abierto 18 18. la ley general de archivos es a a. Ley 594 del 2000 b b. Ley 960 de 1970 c c. Ley 1250 de 1970 d d. Artículos 8,15,20,74 de la constitución política de Colombia 19 19. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos Respuesta escrita 20 Los archivos de las oficinas se conocen como: a a. Archivo de Gestion b b.Archivo Central c c. Archivo Historico d d. Archivo Tecnico Explicación 1 Programa de gestion documental : 1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total 2 En archivo encontramos documentos simples y compuestos que se clasifican de acuerdo a su soporte, uso y utilidad 3 Sub serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto 4 c. Documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y facilita la gestión administrativa. 5 Verdadero 6 Todas las anteriores 7 Transferencia Primaria 8 Falso : Folio, hoja de papel, de pergamino o de otro material que se dobla por la mitad para hacer dos hojas de un códice 9 Falso : La foliación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas antiguo a los mas reciente. 10 Administracion Documental 11 Verdadero : Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación 12 Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5 13 • políticas de gestión de calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado, procedimiento 14 Falso 15 Falso 16 archivos de gestión, archivo central, archivo histórico 17 Abierto, cerrado, mixto 18 Ley 594 del 2000 19 Serie 20 Archivo de Gestion

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Esta actividad esta orientada a conocimientos generales de Gestión documental y archivo.

1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total.

a. Documento

b. Programa de gestión documental

c. Resgistro

d. Fondo

2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad

Verdadero

Falso

3. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por ejemplo: órdenes de compra

a. Archivo

b. Serie documental

c. Sub serie documental

d. Tabla de Retención

4. Los documentos de apoyo son:

a. Proceso que determina valores primarios y secundarios de los documentos.

b. Transferencias de la gestión documental

c. Documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y facilita la gestión administrativa

d. Ninguna de las anteriores.

5. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece el objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente la fecha de terminación.

Verdadero

Falso

6. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son:

a. Cronológico - Geográfico - topográfico – área

b. Alfanumérico - Alfabético - Asunto - Decimal

c. Todas las anteriores

d. Ninguna de las anteriores.

7. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su conservación precautoria, y se relación con documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido

a. Transferencias primarias

b. Transferencias segundarias

c. Todas las anteriores

d. Ninguna de las anteriores.

8. El folio es la acción de numerar las hojas

Verdadero

Falso

9. La foliciación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas reciente a los mas antiguo

Verdadero

Falso

10. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad de manejo, mayor transferencia en el archivo general, mayor productividad de las diferentes áreas de la organización.

a. Programa de gestión documental

b. Levantamiento de la gestión documental

c. Administración documental

d. Administración archivista

11. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación

Verdadero

Falso

12. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la custodia, cuidado, cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo es:

a. Acuerdo no 038 de septiembre 20 del 2002

b. ISO 9001

c. Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5

d. NTC 4095

13. Dentro del sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta las ____________________________, para escribir de manera correcta lo que se está haciendo, hacer lo que se ha escrito y _ y así generar un control y más eficiencia en nivel productivo de la organización aplicándolo a cualquier ___

a. Legislación vigente en gestión documental, identificación de cambios y estados de revisión de documentos, control de documentos

b. evitar el uso de documentos obsoletos, identificación y conservación de documentos para ser aprobado e implementado, almacenamiento

c. Normatividad en materia gestión documental, implementar sistema de gestión de calidad en ISO 9001, evaluación

d. Políticas de gestión de calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado, procedimiento

14. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre diseñado de archivo, libro de notas, hojas de datos, informes de calibración.

Verdadero

Falso

15. El control de documentos externos se controla mediante: manual de calidad, políticas de calidad, procedimientos del sistema de gestión de calidad, procedimientos técnicos, instructivos de trabajo.

Verdadero

Falso

16. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son:

a. archivo histórico, archivo de gestión, archivo central

b. archivo histórico, archivo central, archivo de gestión

c. archivo central, archivo de gestión, archivo histórico

d. archivos de gestión, archivo central, archivo histórico

17. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personal y se clasifica en _, y __. .

a. abierto, cerrado, mixto

b. mixto, abierto y pendiente

c. cerrado, mixto y activo

d. mixto, pendiente, cerrado y abierto

18. la ley general de archivos es

a. Ley 594 del 2000

b. Ley 960 de 1970

c. Ley 1250 de 1970

d. Artículos 8,15,20,74 de la constitución política de Colombia

19. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos

Respuesta escrita

Los archivos de las oficinas se conocen como:

a. Archivo de Gestion

b.Archivo Central

c. Archivo Historico

d. Archivo Tecnico

Explicación

Programa de gestion documental : 1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total

En archivo encontramos documentos simples y compuestos que se clasifican de acuerdo a su soporte, uso y utilidad

Sub serie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto

c. Documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y facilita la gestión administrativa.

Verdadero

Todas las anteriores

Transferencia Primaria

Falso : Folio, hoja de papel, de pergamino o de otro material que se dobla por la mitad para hacer dos hojas de un códice

Falso : La foliación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas antiguo a los mas reciente.

Administracion Documental

Verdadero : Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación

Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5

• políticas de gestión de calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado, procedimiento

Falso

archivos de gestión, archivo central, archivo histórico

Abierto, cerrado, mixto

Ley 594 del 2000

Serie

Archivo de Gestion

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1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total.

2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad

3. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por ejemplo: órdenes de compra

4. Los documentos de apoyo son:

5. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece el objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente la fecha de terminación.

6. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son:

7. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su conservación precautoria, y se relación con documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido

8. El folio es la acción de numerar las hojas

9. La foliciación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas reciente a los mas antiguo

10. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad de manejo, mayor transferencia en el archivo general, mayor productividad de las diferentes áreas de la organización.

11. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación

12. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la custodia, cuidado, cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo es:

14. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre diseñado de archivo, libro de notas, hojas de datos, informes de calibración.

15. El control de documentos externos se controla mediante: manual de calidad, políticas de calidad, procedimientos del sistema de gestión de calidad, procedimientos técnicos, instructivos de trabajo.

16. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son:

17. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personal y se clasifica en _, y __. .

18. la ley general de archivos es

19. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos

Respuesta escrita

Los archivos de las oficinas se conocen como:

Explicación