Explicación
Los expedientes se almacenaran para reflejar el orden en el cual el trámite es ejecutado, ya que son la base de la organización archivística sobre la cual se establecen las series y las subseries documentales.
Aplica a todas las entidades públicas en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley. 3. ¿Qué es un expediente? a. Asociación de un documento a un índice electrónico Conjunto de documentos producidos o recibidos durante un procedimiento b. Tablas de retención documental. 4. ¿A partir de qué documento deben
La gestión es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se realizan durante el desarrollo de un trámite, actuación o procedimiento que dio origen a un expediente; comprende operaciones como la creación del expediente, el control de los documentos, la foliación o paginación, la ordenación interna de los documentos, el inventario y cierre.
Con el fin de consulta o preservación de los documentos
Las entidades públicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples, los cuales a su vez se agruparán en series o subseries documentales.
Las entidades públicas deben emplear métodos y sistemas informáticos para la descripción y ubicación física de los expedientes conservados en sus archivos.
Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo que le dio origen.
Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicación de las tablas de retención documental.
Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite.
Realizar ninguna intervención en la ordenación interna de los expedientes, una vez estos han sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o históricos.
Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación.
Las entidades públicas podrán llevar a cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o preservación, para lo cual deberán adoptar las directrices establecidas por el Archivo General de la Nación relacionadas con la digitalización certificada o con valor probatorio.
Los expedientes electrónicos de archivo deben crearse a partir de las series documentales establecidas en los cuadros de clasificación documental.
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