Relier Pairs Gestión Documental SenaVersion en ligne Actividad Gestión Documental par Maykoll Aldana Torres 1 Distribución de Comunicaciones 2 Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. 3 Archivo Histórico 4 Recepción de Comunicaciones 5 Archivo central 6 Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. 7 Unidad de análisis en los procesos de identificación documental, y es constituida por varios tipos documentales formando un expediente. 8 Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, 9 Tipo documental 10 Almacenamiento de documentos 11 Expediente 12 Radicación de comunicaciones 13 Principio de orden original 14 Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. 15 Comunicaciones oficiales 16 Principio de procedencia 17 Ciclo vital del documento 18 Unidad documental simple 19 Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. 20 Correspondencia Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Valor secundario Valor primario Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Unidad Documental Compleja Unidad de analisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple cuando esta constituida por un solo tipo documental. Transferencia documental Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Principio de procedencia Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Registro de Comunicaciones Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Archivo de Gestión
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