1. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo de organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su eliminación total.
A.
a. Documento
B.
b. Programa de gestión documental
C.
c. Resgistro
D.
d. Fondo
2.
2. Los documentos se clasifican en simples y compuestos de acuerdo a su uso y utilidad
A.
Verdadero
B.
Falso
3.
3. Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental, por ejemplo: órdenes de compra
A.
a. Archivo
B.
b. Serie documental
C.
c. Sub serie documental
D.
d. Tabla de Retención
4.
4. Los documentos de apoyo son:
A.
a. Proceso que determina valores primarios y secundarios de los documentos.
B.
b. Transferencias de la gestión documental
C.
c. Documentación informativa, auxiliar que recibe o elabora una dependencia y facilita la gestión administrativa
D.
d. Ninguna de las anteriores.
5.
5. La terminación o eliminación de documentos se produce solo cuando; vence el plazo establecido del documento, se produce un documento que anula el anterior, desaparece el objeto físico que da razón del ser del archivo; cuando se establece convencionalmente la fecha de terminación.
A.
Verdadero
B.
Falso
6.
6. Los sistemas de ordenación en la gestión documental son:
A.
a. Cronológico - Geográfico - topográfico – área
B.
b. Alfanumérico - Alfabético - Asunto - Decimal
C.
c. Todas las anteriores
D.
d. Ninguna de las anteriores.
7.
7. Son las remisiones de archivos básicos a la gestión del archivo central para su conservación precautoria, y se relación con documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido
A.
a. Transferencias primarias
B.
b. Transferencias segundarias
C.
c. Todas las anteriores
D.
d. Ninguna de las anteriores.
8.
8. El folio es la acción de numerar las hojas
A.
Verdadero
B.
Falso
9.
9. La foliciación en el proceso de gestión documental se debe contar consecutivamente de lo mas reciente a los mas antiguo
A.
Verdadero
B.
Falso
10.
10. Proceso que genera menos costos, por reducción del papel, facilidad de manejo, mayor transferencia en el archivo general, mayor productividad de las diferentes áreas de la organización.
A.
a. Programa de gestión documental
B.
b. Levantamiento de la gestión documental
C.
c. Administración documental
D.
d. Administración archivista
11.
11. Los órganos archivistas de una organización y de Colombia son: comité de archivo, comité evaluador de archivo, archivo distrital, archivo general de la nación
A.
Verdadero
B.
Falso
12.
12. Ley, acuerdo, decreto o norma legal que se encarga definir la custodia, cuidado, cumplimiento, confidencialidad, protección de archivo es:
A.
a. Acuerdo no 038 de septiembre 20 del 2002
B.
b. ISO 9001
C.
c. Ley 734 del 2002 capitulo 34, enciso 4 y 5
D.
d. NTC 4095
13.
13. Dentro del sistema de gestión de calidad se debe tener en cuenta las ____________________________________________, para escribir de manera correcta lo que se está haciendo, hacer lo que se ha escrito y _______________________________ y así generar un control y más eficiencia en nivel productivo de la organización aplicándolo a cualquier _________________
A.
a. Legislación vigente en gestión documental, identificación de cambios y estados de revisión de documentos, control de documentos
B.
b. evitar el uso de documentos obsoletos, identificación y conservación de documentos para ser aprobado e implementado, almacenamiento
C.
c. Normatividad en materia gestión documental, implementar sistema de gestión de calidad en ISO 9001, evaluación
D.
d. Políticas de gestión de calidad, comprobar que lo que se hace es lo adecuado, procedimiento
14.
14. El control de documentos internos se da mediante el registro - pre diseñado de archivo, libro de notas, hojas de datos, informes de calibración.
A.
Verdadero
B.
Falso
15.
15. El control de documentos externos se controla mediante: manual de calidad, políticas de calidad, procedimientos del sistema de gestión de calidad, procedimientos técnicos, instructivos de trabajo.
A.
Verdadero
B.
Falso
16.
16. Los tipos de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos son:
A.
a. archivo histórico, archivo de gestión, archivo central
B.
b. archivo histórico, archivo central, archivo de gestión
C.
c. archivo central, archivo de gestión, archivo histórico
D.
d. archivos de gestión, archivo central, archivo histórico
17.
17. El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personal y se clasifica en _______________, ______________ y ______________. .
A.
a. abierto, cerrado, mixto
B.
b. mixto, abierto y pendiente
C.
c. cerrado, mixto y activo
D.
d. mixto, pendiente, cerrado y abierto
18.
18. la ley general de archivos es
A.
a. Ley 594 del 2000
B.
b. Ley 960 de 1970
C.
c. Ley 1250 de 1970
D.
d. Artículos 8,15,20,74 de la constitución política de Colombia
19.
19. Conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos
