Zona 1: espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).
Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Puede ser numérica, alfabética o alfanumérica.
Lugar de origen y fecha de elaboración: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto).
Denominación o título académico: se recomienda utilizar mayúscula inicial.
Nombre del destinatario: se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos.
Cargo: se aconseja escribirlo con mayúscula inicial.
Organización: razón social (sigla, abreviatura o acrónimo). Cuando va el nombre completo de recomienda mayúscula inicial.
Dirección: se escribe la nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico, no se utilizan abreviaturas. Solo se emplea la abreviatura de número nro. (opcional). No se escribe el signo número (#).
Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras.
Saludo: se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto.
Texto: Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural. Escribir en forma clara, precisa, concreta y concisa. Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Despedida: se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Se usan despedidas largas y cortas.
Remitente y firmas responsables.
Cargo del firmante.
Anexos: a un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo. Ejemplo Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto).
A un espacio se relacionan los destinatarios. Ejemplo Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones.
Zona 2: espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país.