El control de cambios es diferente de las acciones de deshacer y copia de seguridad.
El historial de cambios se conserva solo durante un intervalo específico.
El historial de cambios se elimina periódicamente.
Algunos tipos de cambios no se controlan.
Al activar el control de cambios, el historial de cambios se conserva durante 30 días para que el libro mantenga un tamaño razonable. Sin embargo, puede aumentar o disminuir la cantidad de días de historial de cambios que se desea conservar según las necesidades. Para conservar un historial de cambios indefinidamente, puede especificar una gran cantidad de días. También puede realizar copias de la información de historial periódicamente.
Es posible que espere que el control de cambios cree una copia de seguridad del libro antes de realizar los cambios o antes de que pueda deshacer cualquiera de esos cambios. Por desgracia, no puede usar el historial de cambios para deshacer los cambios con la opción de deshacer o al restablecer a una versión anterior del libro. Sin embargo, la hoja de cálculo de historial incluye un registro de todos los datos eliminados para que pueda copiar los datos nuevamente en las celdas originales del libro compartido. Puesto que el control de cambios no está diseñado para ayudarle a volver a versiones anteriores de un libro, deberá continuar haciendo copias de seguridad de los libros que tienen activo el control de cambios.
Se controlan los cambios que se realizan en el contenido de las celdas, pero otros cambios, como los cambios de formato, no se controlan. Algunas características de Microsoft Excel no se encuentran disponibles en los libros compartidos y, por lo tanto, no se pueden controlar.
Excel establece el historial de cambios que se conserva al realizar una cuenta regresiva desde la fecha actual. Cada vez que cierra el libro, Excel elimina la porción del historial de cambios que supera la cantidad de días desde la última vez que se guardó el libro.