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Nunca se deben confundir con los medios de comunicación ni con las Relaciones Públicas de carácter interno. Debemos entregar a todos los asistentes al evento su propio «libreto» o «guión», para los que tienen mayor protagonismo debe ser un programa completo y para el resto una versión reducida. Para el «Anfitrión» y el «Invitado de Honor» será completo (pero haciendo hincapié en el papel fundamental que desempeñaran). Todos los que ocupen o desempeñen lugares relevantes, deberán recibir sus correspondientes notas de protocolo, con un texto sencillo.
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Es una especie de anteproyecto que se presenta con medios informáticos, en la reunión con el organizador y sus colaboradores (debe ser rápida, debemos dejar que los interesados pregunten, de esa manera sacaremos conclusiones positivas. Tomar nota de las sugerencias. Como las fases anteriores esta es una de las más creativas, ya que podemos diseñar, inventar… así como realizar aportaciones personales. Tenemos que acudir muy bien preparados, de esa manera tendremos mucho ganado).
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Es el documento que los responsables máximos han dado el visto bueno, así como las autoridades principales que pudieran participar en el evento (casi siempre habrá correcciones a posteriori). Será el programa oficial, también incluirá (cronograma, listados, croquis, documentación adicional, libro de ruta, diseños, anexos).
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se recopila todo lo necesario para la elaboración del evento. Compendio y selección de todo el material que tenga que ver con el evento (banderas, relación de familiares, desplazamientos, locales, atriles, etc…).
5
Es la planificación general de todo el evento. Se trata de llevar a cabo, a la práctica, a lo que se dio el visto bueno en la Fase de Proyecto: listado de invitados, tarjetones de invitación, confirmación de asistentes, asignación de asientos, diseño, montaje del escenario, megafonía, sonido, espacios reservados, accesos a las instalaciones, zonas de parking, zona de información, regalos, pancartas, murales, banderas, ubicación, protocolo, etc…
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Es la confirmación de que habrá un acto. Momento para acudir a los colegas y para cotejar actos similares de otras instituciones u organismos para contrastar experiencias.
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Cuando se tiene información precisa y recopilado el material que es necesario para la elaboración de dicho acto o evento. Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Es un documento general e interno que contiene: cronograma, croquis, listado provisional, algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.
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Se hace una valoración de los resultados. Analizar lo programado y la forma de funcionar. Estudiar los errores y los aciertos (tomar nota de todo como previsión para el futuro). Hay que hacer una valoración en caliente (análisis muy somero), una valoración en frío (análisis muy pormenorizado de todos los pasos), y una valoración ejecutiva (análisis técnico), un informe de conclusiones, donde incluimos toda la documentación como anexo y también el informe económico.
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Fase en la cual se hace un seguimiento exhaustivo de que todo se ejecuta según lo programado
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Los responsables de taquilla también se ocuparán de la elaboración de los listados de invitados, pero siempre bajo la supervisión de los máximos responsables. No se debe invitar a todos lo que tenemos en la base de datos. Ver el medio por el cual se enviarán las invitaciones (correo ordinario, mensajería privada, en mano, etc…) Ir viendo cómo van las confirmaciones.
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Se realizarán normalmente, la víspera o el mismo día, en el propio escenario con toda la instalación preparada y dispuesta. Desde el acceso hasta la salida, Intervendrán técnicos y «actrices», y tiene que ser lo más realista posible.
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es el momento donde se valora si se hace o no un determinado acto, o dónde y cómo. es el momento también de contrastar con otras instituciones y personalidades externas.
