1
Nunca se debe confundir la Comunicación Externa con los Medios de Comunicación. Ni la Comunicación Interna con las Relaciones Públicas de carácter interno.
2
Es una especie de anteproyecto que se presenta con medios informáticos, en la reunión con el organizador y sus colaboradores (debe ser rápida, debemos dejar que los interesados pregunten, de esa manera sacaremos conclusiones positivas.
3
Es el documento que los responsables máximos han dado el visto bueno, así como las autoridades principales que pudieran participar en el evento (casi siempre habrá correcciones a posteriori).
4
Es la confirmación de que habrá un acto. Momento para acudir a los colegas y para cotejar actos similares de otras instituciones u organismos para contrastar experiencias.
5
Cuando se tiene información precisa y recopilado el material que es necesario para la elaboración de dicho acto o evento. Ofrece seguridad al Responsable de Protocolo. Es un documento general e interno que contiene: cronograma, croquis, listado provisional, algunas directrices o explicaciones generales sobre el acto.
6
Es la planificación general de todo el evento. Se trata de llevar a cabo, a la práctica, a lo que se dio el visto bueno en la Fase de Proyecto: listado de invitados, tarjetones de invitación, confirmación de asistentes, asignación de asientos, diseño, montaje del escenario, megafonía, sonido, espacios reservados, accesos a las instalaciones, zonas de parking, zona de información, regalos, pancartas, murales, banderas, ubicación, protocolo, etc.
7
Es el momento donde se valora si se hace o no un determinado acto, o dónde y cómo. es el momento también de contrastar con otras instituciones y personalidades externas.
8
Recopila todo lo necesario para la elaboración del evento. Compendio y selección de todo el material que tenga que ver con el evento (banderas, relación de familiares, desplazamientos, locales, atriles, etc).
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Se hace una valoración de los resultados. Analizar lo programado y la forma de funcionar. Estudiar los errores y los aciertos (tomar nota de todo como previsión para el futuro).
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Los responsables de taquilla también se ocuparán de la elaboración de los listados de invitados, pero siempre bajo la supervisión de los máximos responsables.
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Se realizarán normalmente, la víspera o el mismo día, en el propio escenario con toda la instalación preparada y dispuesta. Desde el acceso hasta la salida, Intervendrán técnicos y «actrices», y tiene que ser lo más realista posible
