Fase I. Compilación de la información institucional.
Fondos Acumulados.
Fase V. Valoración.
Acuerdo 002 de 2004.
TVD.
Manual para la organización de fondos acumulados AGN de Colombia.
Fase II. Diagnóstico.
Instrumento archivístico, que sirve de apoyo para la organización de los fondos acumulados, para así poder establecer la disposición final de los documentos.
Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta.
Documento que detalla de forma secuencial, de como se debe abordar la organización del fondo Acumulado en las entidades públicas.
Consiste en describir la situación real fondo acumulado, es decir, narrar todo lo que se observa la documentación ejemplo: tipo de soporte, unidades de almacenamiento etc.
Establece lineamientos para la organización de los fondos acumulados, según el AGN de Colombia.
Consiste identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron a documentación, es decir buscar y recuperar organigramas, manual de funciones y procedimientos, estatutos y actos administrativos.
Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.
