Glosario_AplicarTRD

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente

Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento

. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.

Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo.

Unidad documental simple

Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario