Formato Único de Inventario Documental
Cada unidad documental debe estar identificada con la información que solicita el rótulo institucional, de manera completa, sin tachones ni enmendaduras.
Si la documentación se encuentra limpia, revisada y foliada, se procederá al empaque.
El documento que esté impreso en papel termoquímico (de fax), debe ser fotocopiado en papel bond, para asegurar la permanencia de la información. Los documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia
No debe tener presencia de ganchos clip, ganchos de cosedora o ganchos de legajar metálicos, pues estos generan oxidación.
Preparada la documentación, se solicitará vía memorando revisión por parte del Grupo de Gestión Documental de la documentación lista a ser transferida, quien realizará la verificación de la documentación en la organización técnica contra el registro realizado en el formato de inventario remitido por la dependencia u oficina productora.
Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible.
Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos, éstos deben estar foliados con lápiz en la parte superior derecha de manera completa y correcta, en el sentido de la orientación del texto.
Todos los documentos deben estar legajados, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio.
El material debe estar libre de polvo, para ello se puede utilizar elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblemente blancas.
Los documentos deben estar organizados respetando el principio de procedencia y de orden original.
El material que se detecte afectado por hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse, ya que puede afectar la documentación.