TRÁMITE GUÍA 2

Las comunicaciones oficiales son todas aquellas recibidas o producidas por una entidad oficial o del gobierno

El archivador es un recurso archivístico sencillo elaborado en cartón o cartulina gruesa que sirve para guardar documentos.

Registro de un documento es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones recibidas o producidas.

En la radicación de un documento, las entidades asignan un número consecutivo y se deja constancia de la fecha y hora de recibo.

Alfanet Plus y Docunet son dos tipos de software o programas utilizados en la Gestión Archivística.

Cuando se recibe un documento, los términos de respuesta que establece la ley se empiezan a contar a partir dell momento que se radica el documento

El Acuerdo 060 de 2000, es el documento por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas para este proceso las empresas establecen sellos, formatos o manejan los programas necesarios para registrar y llevar un control del documento desde su recepción hasta el trámite final.

Las unidades de correspondencia son las encargadas de gestionar los servicios de recepción, radicación, registro y distribución de todas las comunicaciones dentro de una empresa

La Digitalización es un proceso que nos permite transcribir documentos que están en físico y digitarlos para guardarlos en un archivo o programa en el computador

La Distribución de documentos son actividades tendientes para garantizar, que los documentos lleguen al destinatario interno y externo de una empresa.

Si se cometen errores en el momento de radicar un documento, se debe dejar constancia por escrito con la justificación y firma del jefe de la Unidad Administrativa a donde llega el documento

La foliación consiste en codificar cada una de las carpetas antes de colocarlas en la caja de archivo correspondiente.