1
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico- funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
2
Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original.
3
Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
4
Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
5
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
6
Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
7
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
8
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
9
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
10
Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
11
Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.
12
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
13
Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
14
Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
15
Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
16
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
17
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
18
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
19
Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
20
Reproducción exacta de un documento.
