1
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos
2
istado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
3
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones
4
Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal
5
Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados
6
Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo
7
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones
8
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica
9
En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación
10
Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película
11
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva
12
Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico
13
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto
14
Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central
15
Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas
16
Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas
