Conèixer hores de major rendiment
Determinar un termini per a la realització de l'encàrrec. És necessari fer el càlcul del temps per a cada tasca per complir amb els terminis previstos.
Classificar tasques per ordre d'importància
Tenir en compte errades i correccions
Delegar tasques que no són de la nostra responsabilitat o que no podem fer per falta de temps
Agrupar tasques per afinitat i franja horària
Tenir en compte imprevistos
Rep l'encàrrec de dissenyar un fulletó informatiu de les activitats del centre cívic al qual estic treballant. Faig un desglossament de les tasques que són necessàries i proposo una data de lliurament.
Estic redactant cartes d'agraïment als participants a una xerrada que va organitzar la meva institució. Al imprimir les etiquetes per posar als sobres me'n adono que he intercanviat noms i adreces a l'escriure les etiquetes.
Estic transcrivint la memòria anual de l'empresa i em truca per telèfon el meu cap per demanar-me l'organització d'una nova reunió amb tres nous participants.
1) Escoltar els missatges de veu del contestador automàtic 2) Redactar email que he d'enviar en 10 minuts 3) Fer transacció per pagar IVA trimestral (termini 31/5) 4) Escanejar fotografies per a la memòria anual de l'empresa (termini 30/6)
Carme em demana si pot atendre les trucades del telèfon mentrestant ella se'n va a esmorzar. Jo tinc que acabar un informe en 10 minuts perquè l'està esperant el meu cap.
Deixo per redactar les cartes d'agraïment per després del descans de mig dia.
Començo la meva jornada laboral i trobo, sobre l'ordinador, l'encàrrec de trucar al departament de comunicació, per demanar fotografies de l'últim congrés, i al departament d'atenció al client per demanar còpia de les cartes de reclamació del mes passat. Decideixo fer les dues trucades a primera hora, abans de començar amb la resta de tasques assignades.