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A
se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
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B
Evita la acumulación de documentos en las dependencias de la Entidad, Mejoran el manejo administrativo de la documentación, Conservan preventiva o definitivamente la documentación de interés para la administración, para el ciudadano, o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional, Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
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C
Es un Sistema convencional establecido por la entidad que identifica en las oficinas.
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D
Escribe la letra.
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E
Escribe la letra.
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F
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G
Escribe la letra.
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H
Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente.
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I
Constituye  un instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
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J
dfgsg
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N
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
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O
Se debe consignar la finalidad del inventario.
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S
Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes.
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T
Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al Central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.