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Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nùmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envio, con el propòsito de oficilaizar su tràmite y cumplir con los tèrminos de vencimiento que establezca la ley. Es tos tèrminos, se empiezan a contar a partir del dìa siguiente de radicar el documento.
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Es el procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sitemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas
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Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberàn ser recibidas, para verificar las competencias, los anexos, el destino y los datos del ciudadano o entidad que la remite, direcciòn donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente si es competencia de la entidad se procederà a la radicaciòn del mismo
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las unidades de correspondencia, elaboran planillas,formatos y controles manuales automatizados que permitan certificar las recepciones de documentos, pro parte d elos funcionarios competentes y dispondràn del servicio de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de la comunicaciòn recibida
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Es el registro de informaciòn generada, recibida, almacenada y comunicada pro medio electrònicos, que permaneces todos en estos medios durante tu ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razòn de sus actividades y debe ser tratada a los principios y procesos archivisticos
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Listado de serie y sus correpondientes tipos documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimieton de sus funciones, a los cuales se asignan el tiempo o permanencia en casa fase del archivo
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las entidades deberán establecer acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicacion y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos con tribuyan al de desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación integrándose a los procesos que se llevaran a los archivos de gestión, centrales e históricos
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Son todas aqeullas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad del medio utilizado
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Para las comunicaciones internas de caràcter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas utilizando los còdigos de las dependencias, la numeraciòn consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos manuales o automatizados
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Las entidades son responsables por la adecuada conservaciòn de su documentaciòn para ello deberàn incluirse sus programas de gestiòn documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde le momento de su producciòn
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es el conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados archivisticamente, siguiendo la estrcutura organifuncional del productor, acumulando en un proceso natural por un apersona o instituciòn publica o privada
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Es la fuente primaria de informaciòn con todos los rasgos y caratcterìsticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad
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Conjunto de actividades administrativas y tècnicas tendiente a la planificaciò, manejo y organizaciòn de la documentaciòn y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizaciòn y conservaciòn
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Es el producido o tramitado por el funcionario pùblico en ejercicio de su cargo o con su intervenciòn
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Son todas las comunicaciones de caràcter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario no genera trámites para las instituciones
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Conjunto de unidades documentales de estrucutra y contenido homogèneo, emanados de un mismo òrgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especìficas
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Conjunto perteneciente a entidades oficiales a aquellos que se derivan de la presentaciòn de un servicio pùblico pro entidades privadas
18
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
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Señala las funciones de archivo general de la naciòn, entre ellas las de fijar polìticas y establecer los reglamentos necesarios y en su acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 adopta el reglamento general de archivo, como norma reguladora del que hacer archivìsitco
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Cuando una comunicaciòn no estè firmada ni presente el nombre del responsable o responsable de su contenido, se considera anònima y deberà ser remitida sin radicar, a las oficinas de competencia, donde se determinarà las opciones a seguir
