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Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
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Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
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Ingreso o anotación de los datos del documento en los modelos de control o aplicativos electrónicos.
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Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
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Es la encargada de implementar los métodos de distribución y control en el área de gestión de documentos sobre la base de las políticas y reglamentos establecidos por la empresa.
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es importante cumplir con la normatividad referente al programa de gestión documental siguiendo los lineamientos estipulado por el Acuerdo 060 de 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas” y los lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública emitida por la Directiva Presidencial NRO. 04 de 2012 “Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero papel”; por tal razón se realizará este manual con el objetivo de garantizar la aplicación de la normatividad archivística expedida por el Archivo General de la Nación
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Es una estación de trabajo que recibe, clasifica, registra y distribuye de forma centralizada comunicaciones y documentos internos y externos para todos los miembros de una organización entre las diferentes divisiones. Su objetivo es el de garantizar que sean entregados a su destinatario de manera eficaz, rápida y en las mejores condiciones.
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Esta área es la encargada de recibir correspondencia y documentos de cada una de los departamentos de la empresa o institución y organizarlos en función de su destino.
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Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad e integridad.
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Es el producido o tramitado por el funcionario público en el ejercicio de su cargo o con su intervención.
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Luego se procede a la clasificación de los documentos colocando el símbolo correspondiente al departamento a donde debe ser enviado. Se realiza el registro de acuerdo con los principales datos de control, como fecha de recepción, departamento al que va destinado, numero de control de registro y los datos del remitente original.
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“Unidad de correspondencia” en Universidad de Santiago de Cali. Recuperado en 08 de julio de 2019 de Universidad de Santiago de Cali: usc.edu.co Gutiérrez, E. “4 pasos para conformar y organizar los expedientes correctamente de tu empresa” en No son papeles. Recuperado en 08 de julio de 2019 de No son papeles: nosonpapeles.com ESTAS SON?
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La unidad de correspondencia es un área sensible y de alta confidencialidad. De esta depende que las relaciones y comunicaciones dentro y fuera de la institución se lleven a cabo de manera efectiva y oportuna.
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La unidad de correspondencia se organiza en función del tamaño y las características de la empresa o institución. Generalmente depende de una jefatura que se divide en dos subunidades: una de entrada y otra de salida.
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Define los reglamentos y políticas que racionalizan, normalizan y regulan la producción de documentos, los métodos de distribución, el envío y recepción de la correspondencia y las asignaciones de los miembros del departamento. Es decir, de manera coordinada engranan el proceso de gestión de documentos y archivo y su sistematización eficaz.
