Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se procede al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.
La entidad normalizan la entrega de la documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno.
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Sobre o empaque de las comunicaciones oficiales,para la extracción del documento y de sus anexos.
las comunicaciones oficiales que ingresan a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos d origen del ciudadano o entidad que las remite y también cuando una comunicación no se esté firmando ni presente el nombre del responsable, se considera anónima
generar soluciones a problemas de producción de documentos, facilitando la organización, preservación, conservación, acceso, consulta y difusión de la información institucional.
es el procedimiento que asigna un numero consecutivo, dejando constancia de la fecha y hora a la que recibió o envió, con el propósito de oficializar su trámite.
La radicación se efectúa mediante impresión de un sello que,indica que es de propiedad de la empresa.
anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato de registro para su control y tramite dentro de la entidad.
procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia.
Consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes grupos:
-Comunicaciones Oficiales.
-Comunicaciones Personales.
